Hace tiempo que el entorno digital es una dimensión más de nuestras vidas cotidianas. Estamos acostumbrados a interactuar constantemente con diferentes pantallas, conversaciones y encuentros virtuales, y una innumerable cantidad de trámites que realizamos online.
La Ciudad, como usina de innovación y sustentabilidad, no escapa a esta realidad. “Desde el inicio de la pandemia que todas las presentaciones y visados de planos que se gestionan desde Obras Particulares se realizan de manera íntegramente digital. Además, está en marcha un proyecto para digitalizar todo el archivo de registros analógicos de Nordelta, lo que traerá múltiples ventajas y eficiencias”, comenta el Arquitecto Fernando Carlucci, Gerente de Obras Particulares de AVN.
Que 20 años…¿no es nada?
El proyecto de digitalización del archivo no es una tarea menor. Son casi 20 años de documentación en papel: unas 5.600 carpetas con más de 150.000 folios y planos que hoy están ocupando espacio y generando costo de guardado para la Ciudad.
Este cambio del archivo papel a digital se estima que generaría ahorros anuales por un millón y medio de pesos de acuerdo con los valores del último trimestre 2022. Una de las tantas oportunidades de eficiencia de costos que AVN busca constantemente para reducir el impacto de la coyuntura nacional en la liquidación de gastos de los vecinos.
“El proyecto está en curso y ya van más de 3.000 carpetas que fueron escaneadas. La expectativa es lograr terminar con todo el archivo en aproximadamente un mes y medio”, agrega Carlucci.
Múltiples ventajas y eficiencias para el vecino
La eliminación del papel para cualquier nuevo proyecto de obra en la Ciudad genera variados y beneficios no sólo para la gestión sino también para el medioambiente. Si consideramos que hoy hay unas 569 obras activas en la Ciudad, son alrededor de 17.000 planos y formularios que se evitaron imprimir, trasladar y archivar, con los consumos de combustible y recursos correspondientes.También vale la pena mencionar que el costo del archivo y desarchivo también fue eliminado del proceso, lo que supone una ventaja más para el vecino.
“Ahora todo se maneja por formularios digitales para dar conformidad de los reglamentos, se completan por Word y se reciben en PDF. Los planos, por su parte, se manejan íntegramente en AutoCAD” agrega Fernando.
Otro aspecto muy interesante es el cambio que la digitalización trajo respecto al trabajo y eficiencia del equipo de Obras Particulares: “Durante todos los años de gestión analógica el equipo estaba entrenado para ser multifuncional, lo que nos daba una buena versatilidad. Con el paso a lo digital, tuvimos que cambiar a una hiper-especialización. Eso nos permitió trabajar mejor por perfiles, roles y tareas, lo que nos ayudó a lograr un 50-60% más de eficiencia en cantidad de obras y a tener tiempos de respuesta mucho más rápidos. Hoy el 90% de las consultas se responden en menos de 24 a 48 horas” detalla Fernando.
